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工作文件夾怎么分類 工作文件夾怎么分類存儲

生活知道

工作文件夾怎么分類 工作文件夾怎么分類存儲

1、分類存放原則
MECE分析法，全稱Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是“相互獨立，完全窮盡” 。也就是對于一個重大的議題 ， 能夠做到不重疊、不遺漏的分類 。使用MECE分析法作為文件的分類存放原則，可使文件不重疊、不遺漏的分類存放起來，也便于使用人及時準確地找到 。
2、分類存放方法
原則確定后，重要的是要采用何種方法能夠做到不重疊、不遺漏 。筆者經過多年的工作經驗積累 ， 得出以下幾種分類方法：

按照時間分類 。可以按時間節(jié)點或時間段來建立不同的文件夾，將文件按照形成時間歸入不同的文件夾內 。由于人類不能像電腦一樣可以并行處理很多資料，一個時間只能處理一個文件 ， 因此按照時間分類存放文件的好處是能夠保證文件做到不重疊、不遺漏的存放到電腦中 。但是也因此帶來一些不利的后果 ， 比如：隨著時間的推移，很多文件的形成時間，存放位置都會遺忘，不利于文件的查找和使用，失去分類存放的意義 。

按照內容分類 。根據工作內容的不同，可以考慮分門別類的進行存放 。按照內容分類的方法，難點在于依據何種標準劃分，才能確保不重疊、不遺漏 。這就需要不同行業(yè)不同部門的工作人員在日常工作中予以總結提煉 。比如：人力資源管理方面，可分為人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、員工關系管理六大模塊 。這樣分類的好處是只要知曉需查找文件的內容，即可快速定位到存放位置 。不用擔心會隨著時間的推移，對文件的存放位置而有所遺忘 。同時也帶來一些不可避免的問題 ， 比如相似內容或不同時間形成的同一內容會因存放在一個文件夾里，而難以區(qū)分 。
【工作文件夾怎么分類 工作文件夾怎么分類存儲】
按照內容和時間相結合的方法分類 。按照時間或者內容分類，在平時工作中，各有利弊 。無論使用哪一種分類方法 ， 都會給文件存放查找?guī)聿槐?。但若結合內容和時間分類方法的優(yōu)點，取其精華，去其糟粕，則會給日常工作中文件的存放查找?guī)順O大的方便 。可依據個人習慣，采用一級分類按照內容、二級分類按照時間的方法來分類存放資料，也可使用一級分類按照時間、二級分類按照內容的方法來分類存放資料 。

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