熱敏紙遇熱后無色染料與顯色劑發生化學反應產生顏色，于是使用熱敏紙在傳真機上接收信號打印或直接用熱敏打印機打印時 ， 圖文就顯示出來了 。由于用作無色染料的品種有許多種，所以顯現的字跡顏色就有不同，有藍色、紫紅色、黑色等 。
【熱敏紙的使用方法圖解 熱敏紙的使用方法】熱敏紙就是在原紙紙基上涂布了一個熱敏層，熱敏層包括三種成分：無色的熱敏染料、弱酸性顯影劑、填料(一般為長鏈脂肪族化合物，熔點45-65℃) 。雙酚A是作為顯影劑出現在其中的 ， 和染料一起分散在填料中 。

在打印的時候，打印機的觸針加熱將填料融化，使得染料和顯影劑接觸，在顯影劑的作用下，染料發生化學變化 ， 從無色變為黑色或其他顏色，在紙上就顯示出了需要的信息 。

如果熱敏紙的涂層不均勻 ， 會導致打印時，有的地方顏色深 ， 有的地方顏色淺，打印質量明顯降低，如果熱敏涂層的化學配方不合理，會導致打印紙保存時間變得很短，好的打印紙打印后可以保存(在常溫、避免陽光直射的條件下)5年，現在更有可以保存10年的長效熱敏紙 ， 但是如果熱敏涂層的配方不合理 ， 可能只能保存幾個月 。

保護涂層對于打印后的保存時間也很關鍵，它可以吸收一部分導致熱敏涂層產生化學反應的光線 ， 減緩打印紙的變質 ， 并且可以保護打印機的熱敏元件不受損傷，但是如果保護涂層不均勻 ， 不僅會大大降低對熱敏涂層地保護，甚至在打印過程中會出現保護涂層的細小顆粒脫落，摩擦打印機的熱敏元件，導致對打印熱敏元件的損傷 。
總之，熱敏紙是在普通紙基上涂敷微粒粉末，成分是無色染料苯酚類或其他酸性物質，以薄膜相隔，在受熱條件下，薄膜融化，粉末混合起顯色反應.熱敏紙上顯色的字跡不穩定、易消褪，導致文件內容難以辨認 。

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